Ogłoszenie - praca w Sinfonii Iuventus - Polska Orkiestra Sinfonia Iuventus

Polska Orkiestra Sinfonia Iuventus im. Jerzego Semkowa (POSI) to państwowa instytucja artystyczna, której główną misją jest promowanie i wspieranie rozwoju młodych, wybitnie utalentowanych muzyków. Jesteśmy unikatowym inkubatorem talentów na polskiej scenie muzycznej, dążącym do najwyższego poziomu artystycznego i upowszechniania dziedzictwa muzycznego w kraju i za granicą.

Szukamy osoby, która z profesjonalizmem i rzetelnością poprowadzi obszar administracyjny naszej Instytucji, dbając o sprawne funkcjonowanie działu i zapewnienie właściwego funkcjonowania zaplecza administracyjnego.

Wymiar czasu pracy: 1/1 etat

Miejsce pracy: Warszawa (siedziba pracodawcy)

Zakres wynagrodzenia miesięcznego zasadniczego (bez dodatku stażowego): od 8000,00  do 10 000 PLN brutto + dodatek funkcyjny w wysokości min. 15% wynagrodzenia zasadniczego.

Szczegółowe informacje o elementach wynagrodzenia zostaną przekazane najpóźniej podczas rozmowy rekrutacyjnej.

Zakres zadań i obowiązków

Kierownik Działu Administracji będzie odpowiedzialny za kluczowe działania związane z administracją budynku POSI, przygotowywaniem, prowadzeniem i rozstrzyganiem przetargów oraz kształtowaniem polityki administracyjno-biurowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przy jednoczesnym dostosowaniu działań do specyfiki funkcjonowania instytucji kultury, w tym:

• Koordynacja, nadzór i bieżąca organizacja pracy Działu Administracji w tym realizacja zadań merytorycznych.
• Dbałość o funkcjonalność i stan techniczny budynku, parkingu oraz terenów przylegających do budynku.
• Kompleksowe prowadzenie postępowań przetargowych.
• Przygotowywanie umów z dostawcami usług świadczonych na rzecz POSI dotyczących realizacji zadań o charakterze administracyjnym.
• Monitorowanie działań w zakresie zakupów instrumentów, akcesoriów oraz innego wyposażenia czy materiałów biurowych dla instytucji.
• Planowanie i nadzór nad realizacją zakupów oraz zakupów środków trwałych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Monitorowanie progów wartości zakupów instytucji w poszczególnych grupach Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych (CPV).
• Przygotowywanie projektów pism, regulaminów i zarządzeń dotyczących zamówień publicznych oraz nadzór i udział w procesie wdrażania procedur w zakresie prawa zamówień publicznych.
• Sporządzanie i aktualizacja planów zamówień publicznych w tym prowadzenie rejestru zamówień publicznych.
• Sporządzanie rocznych i okresowych sprawozdań zamówień publicznych.
• Całościowy nadzór nad przygotowywaną dokumentacją w Dziale, nadzór nad obiegiem dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej, prowadzenie ewidencji środków trwałych, centralnego rejestru umów.
• Administrowanie biurem i lokalami wynajmowanymi dla potrzeb Orkiestry, w tym współpraca z najemcami lokali.

Nasze wymagania

Niezbędne:

• Wykształcenie wyższe. Mile widziane kierunkowe w zakresie prawa zamówień publicznych, administracji lub techniczno-budowlane.
• Minimum 5-letnie doświadczenie w obszarze administracyjnym w tym 2 lata na stanowisku kierowniczym.
• Bardzo dobra znajomość ustawy: prawo zamówień publicznych, umiejętność budżetowania i planowania kosztów, wiedza o zarządzaniu i administracji, zdolności organizacyjne.
• Biegła obsługa pakietów biurowych, znajomość platform do obsługi przetargów.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne, zarządzania czasem i szybkiego rozwiązywania problemów, umiejętność pracy z dokumentacją oraz dbałość o szczegóły i przestrzeganie przepisów prawa.
• Wysoka kultura osobista, komunikatywność, umiejętność współpracy różnymi Działami w instytucji, zaangażowanie i rzetelność w wykonywaniu obowiązków.

Mile widziane:

• Doświadczenie w jednostkach sektora finansów publicznych, preferowane instytucje kultury powyżej 100 pracowników.

• Znajomość przepisów ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej i ustawy o prawie autorskim
• Przynajmniej podstawowa wiedza z zakresu kontroli zarządczej w sektorze publicznym

Co oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w prestiżowej instytucji kultury na podstawie umowy o pracę.
• Realny wpływ na kształtowanie polityki administracyjnej w unikatowym środowisku artystycznym.
• Wysoki poziom odpowiedzialności i autonomii w realizacji zadań operacyjnych.
• Niezbędne narzędzia pracy (laptop, telefon służbowy).
• Dostęp do wydarzeń artystycznych Instytucji, szkolenia specjalistyczne, możliwość samodzielnego wykupu kart sportowych po preferencyjnych cenach.
• Wsparcie socjalne z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) – dofinansowanie do wypoczynku ("wczasy pod gruszą") i świadczeń świątecznych.
• Obligatoryjny dodatek do wynagrodzenia związany z wysługą lat (dodatek stażowy) i nagroda jubileuszowa na ogólnych zasadach wypłacana od momentu osiągnięcia 20 lat stażu pracy.
• Jeden dzień w tygodniu pracy zdalnej po odbytym okresie próbnym.

Jak aplikować:

Jeśli spełniasz warunki wyślij do nas swoje CV wraz ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb rekrutacji, na adres: sekretariat@sinfoniaiuventus.pl najpóźniej do dnia 28 lipca 2026r. lub przesłanie za pośrednictwem poczty na adres:
Polska Orkiestra Sinfonia Iuventus im. Jerzego Semkowa
ul. Jarosława Dąbrowskiego 69
02-586 Warszawa
z dopiskiem na kopercie: „Rekrutacja – Kierownik/Kierowniczka Działu Administracji”.

Polska Orkiestra Sinfonia Iuventus jest pracodawcą równych szans. Zachęcamy do aplikowania wszystkie osoby, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu.

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami

Wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych:

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb rekrutacji (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych))."

Informacja o procedurze zgłoszeń wewnętrznych (Sygnaliści): Zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, informujemy, że w Polskiej Orkiestrze Sinfonia Iuventus im. Jerzego Semkowa obowiązuje Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Kandydaci do pracy są uprawnieni do dokonywania zgłoszeń w trybie przewidzianym w ww. Procedurze, w przypadku uzyskania informacji o naruszeniu prawa w kontekście związanym z rekrutacją. Treść procedury dostępna jest na naszej stronie internetowej: https://sinfoniaiuventus.pl/procedura-zglaszania-nieprawidlowosci-oraz-ochrony-sygnalistow.

Informujemy, że po dokonaniu analizy przesłanych aplikacji skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami, którzy w największym stopniu odpowiadają postawionym przez nas oczekiwaniom. Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone. Szczegółowe informacje o wszystkich elementach wynagrodzenia przysługującym na danym stanowisku pracy zostaną przekazane kandydatom do pracy, którzy zostaną zaproszeni na rozmowę rekrutacyjną w siedzibie POSI.

 Administratorem danych osobowych pozyskanych podczas niniejszej rekrutacji jest Polska Orkiestra Sinfonia Iuventus im. Jerzego Semkowa z siedzibą w Warszawie. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych dostępne są na naszej stronie internetowej  https://sinfoniaiuventus.pl/polityka-prywatnosci.

Klauzula informacyjna Rekrutacja (plik pdf, 324 KB)